Votre soumission apparaît rentable. Mais votre projet l’est-il encore?

Gérer un chantier est une chose.

En gérer 10, 20, 50 ou davantage en parallèle en est une autre.

Il faut coordonner les équipes, les horaires, les clients, les matériaux, les équipements, les fournisseurs et sous-traitants et les budgets, tout en s’assurant que chaque projet avance et demeure rentable.

Pour les entrepreneurs spécialisés, notamment les électriciens, la complexité est encore plus grande, puisqu’aux grands chantiers s’ajoutent une multitude d’appels de service qui doivent eux aussi être planifiés, exécutés, suivis et facturés.

• Installer une borne de recharge électrique.
• Brancher un spa.
• Modifier une installation électrique.
• Effectuer une réparation.

Pour ce type de travaux, la difficulté n’est pas seulement de réaliser les travaux. C’est de savoir, en tout temps, qui doit être où, avec quelles ressources, pour quel projet et à quel coût, et aussi de gérer la relation avec le client.

Une charge administrative lourde à gérer

Chaque projet génère une quantité importante d’information et de documents.

Il faut gérer les soumissions, les bons de travail, les bons de commande, les bons de livraison, les feuilles de temps, les factures fournisseurs, les notes de chantier, les communications avec les clients et, ultimement, la facturation.

Plus le nombre de projets augmente, plus cette gestion devient difficile à maintenir avec plusieurs outils qui ne communiquent pas entre eux.

• Un outil pour les soumissions.
• Un autre pour les feuilles de temps.
• Des courriels pour les communications avec les clients.
• Des fichiers Excel pour certains suivis.
• Des PDF pour les factures et les bons de livraison.

L’enjeu n’est donc pas simplement d’avoir de bons outils.

C’est de faire en sorte que l’information circule d’une étape à l’autre sans devoir être constamment saisie, vérifiée ou transférée manuellement.

CynQ permet d’intégrer les données et les processus dans un même outil, et de coordonner les communications et suivis avec les clients.

« Le portail client de CynQ facilite les communications et la planification des interventions lorsque la présence du client est requise. Des rappels peuvent être envoyés et, une fois le travail terminé, le client peut recevoir une invitation à laisser un avis Google. » — Pierre Custeau, CEO de CynQ

De la soumission GCMEQ au projet : le chaînon manquant

Le logiciel originalement créé pour la Corporation des maîtres électriciens du Québec permet déjà aux entrepreneurs de bâtir leurs soumissions et d’avoir accès aux prix de distributeurs comme Guillevin ou Lumen.

Mais une fois la soumission acceptée, le travail de gestion ne fait que commencer.

Il faut planifier les travaux, affecter les ressources, gérer les achats, suivre les heures, recevoir les bons de livraison et les factures, suivre le budget et éventuellement facturer le client.

« C’est précisément dans cet espace entre la soumission et l’exécution que CynQ vient combler un vide. » — Pierre Custeau, CEO de CynQ

Grâce à l’intégration Gestion CMEQ-CynQ, l’entrepreneur peut simplement envoyer sa soumission par courriel à CynQ depuis GCMEQ.

Le système reconnaît l’information, crée le projet, rattache la soumission au client existant ou crée un nouveau client si nécessaire.

Mais surtout, le contenu de la soumission devient la base du budget du projet.

Quand le budget de la soumission devient un outil de gestion

Prenons un projet d’électricité.

La soumission prévoit certains matériaux, un certain nombre d’heures de travail et certains coûts.

Au fur et à mesure que le projet avance, les équipes enregistrent leurs heures. Les matériaux sont utilisés. Des achats sont effectués. Des factures fournisseurs arrivent.

CynQ permet de rapprocher ces informations du budget initial.

Une facture fournisseur peut être comparée au bon de commande et au bon de livraison.

Les heures travaillées peuvent être comparées aux heures prévues.

Les matériaux réellement utilisés peuvent être comparés à ceux qui avaient été budgétés.

L’entrepreneur obtient ainsi une vision beaucoup plus précise de l’écart entre ce qui avait été vendu, ce qui avait été prévu et ce qui est réellement en train de se passer.

Suivre la rentabilité pendant que le projet est encore en cours

C’est probablement l’un des enjeux les plus importants lorsqu’on parle de gestion de plusieurs projets simultanément.

Une soumission indique ce que l’entreprise prévoit vendre, mais la soumission ne garantit pas la rentabilité.

Celle-ci dépend de ce qui se passe ensuite sur le terrain.

Du matériel oublié peut entraîner un déplacement supplémentaire. Une mauvaise planification peut retarder un chantier. Une ressource mal affectée peut créer un problème ailleurs.

« C’est l’une des raisons pour lesquelles CynQ centralise la gestion des équipes, des travaux et des ressources. » — Pierre Custeau, CEO de CynQ

• Combien d’heures ont réellement été travaillées?
• Combien de matériel a réellement été utilisé?
• Combien les achats ont-ils coûté?
• Y a-t-il eu des écarts?
• Le projet consomme-t-il ses ressources plus rapidement que prévu?

Lorsque ces informations sont dispersées, il peut être difficile de répondre à ces questions avant la fin du projet.

« Avec CynQ, les coûts réels peuvent être rapprochés du budget établi à partir de la soumission. Tu peux vraiment faire un suivi de ta profitabilité en temps réel. » — Pierre Custeau

Et cette visibilité permet surtout d’agir.

Parce qu’un projet ne devient pas soudainement non rentable le jour où la facture finale est envoyée.

Envie d’en savoir plus ? Nous sommes disponibles pour discuter de vos défis et de vos objectifs et de voir avec vous comment CynQ pourrait vous aider à alléger votre quotidien.