Tu cotización parece rentable. Pero ¿tu proyecto sigue siéndolo?
Gestionar una obra es una cosa.
Gestionar 10, 20, 50 o más proyectos al mismo tiempo es otra muy distinta.
Hay que coordinar equipos, horarios, clientes, materiales, equipos, proveedores, subcontratistas y presupuestos, asegurándose de que cada proyecto avance y siga siendo rentable.
Para los contratistas especializados, especialmente los electricistas, el reto es aún mayor. Además de las obras de gran tamaño, deben atender numerosos servicios que también necesitan programarse, ejecutarse, supervisarse y facturarse.
- Instalar una estación de carga para vehículos eléctricos.
- Conectar un jacuzzi.
- Modificar una instalación eléctrica.
- Realizar una reparación.
En este tipo de trabajos, el reto no consiste únicamente en hacer el trabajo. También implica saber en todo momento quién debe estar dónde, con qué recursos, para qué proyecto y a qué costo, sin descuidar la relación con el cliente.
Una carga administrativa difícil de manejar
Cada proyecto genera una gran cantidad de información y documentos.
Hay que gestionar cotizaciones, órdenes de trabajo, órdenes de compra, comprobantes de entrega, hojas de horas trabajadas, facturas de proveedores, notas de obra, comunicaciones con los clientes y, finalmente, la facturación.
A medida que aumenta el número de proyectos, resulta cada vez más difícil mantener el control cuando se utilizan varias herramientas que no se comunican entre sí.
- Una herramienta para las cotizaciones.
- Otra para las hojas de horas trabajadas.
- Correos electrónicos para comunicarse con los clientes.
- Archivos de Excel para dar seguimiento a ciertos procesos.
- Archivos PDF para las facturas y los comprobantes de entrega.
El reto no consiste simplemente en contar con buenas herramientas.
Se trata de lograr que la información fluya de una etapa a otra sin tener que capturarla, verificarla o transferirla manualmente una y otra vez.
CynQ permite integrar los datos y los procesos en una sola herramienta, además de facilitar la coordinación de las comunicaciones y el seguimiento con los clientes.
« Le portail client de CynQ facilite les communications et la planification des interventions lorsque la présence du client est requise. Des rappels peuvent être envoyés et, une fois le travail terminé, le client peut recevoir une invitation à laisser un avis Google. » — Pierre Custeau, CEO de CynQ
De la cotización de GCMEQ al proyecto: el eslabón que faltaba
El software desarrollado originalmente para la Corporation des maîtres électriciens du Québec (CMEQ) ya permite a los contratistas preparar sus cotizaciones y consultar los precios de distribuidores como Guillevin y Lumen.
Pero una vez aceptada la cotización, el trabajo de gestión apenas comienza.
Hay que planificar los trabajos, asignar los recursos, gestionar las compras, registrar las horas, recibir los comprobantes de entrega y las facturas, controlar el presupuesto y, finalmente, facturar al cliente.
«Es precisamente en ese espacio entre la cotización y la ejecución donde CynQ ayuda a cerrar una brecha». — Pierre Custeau, CEO de CynQ
Gracias a la integración Gestion CMEQ-CynQ, el contratista puede simplemente enviar por correo electrónico a CynQ la cotización desde GCMEQ.
El sistema reconoce la información, crea el proyecto y vincula la cotización con un cliente existente o crea un nuevo registro de cliente si es necesario.
Pero, sobre todo, la información de la cotización se convierte en la base del presupuesto del proyecto.
Cuando el presupuesto de la cotización se convierte en una herramienta de gestión
Pensemos en un proyecto eléctrico.
La cotización contempla determinados materiales, una cantidad estimada de horas de trabajo y ciertos costos.
A medida que avanza el proyecto, los equipos registran sus horas, se utilizan materiales, se realizan compras y llegan las facturas de los proveedores.
CynQ permite comparar toda esta información con el presupuesto inicial.
Las facturas de los proveedores se pueden comparar con las órdenes de compra y los comprobantes de entrega.
Las horas realmente trabajadas se pueden comparar con las horas estimadas.
Los materiales utilizados se pueden comparar con los contemplados en el presupuesto.
Así, el contratista obtiene una visión mucho más clara de la diferencia entre lo que se vendió, lo que se había previsto y lo que realmente está sucediendo en la obra.
Controlar la rentabilidad mientras el proyecto sigue en marcha
Este es uno de los mayores retos al gestionar varios proyectos simultáneamente.
Una cotización indica cuánto espera vender la empresa, pero no garantiza que el proyecto será rentable.
La rentabilidad depende de lo que sucede después en la obra.
Olvidar materiales puede provocar un desplazamiento adicional. Una mala planificación puede retrasar una obra. Una asignación incorrecta de recursos puede generar problemas en otro proyecto.
«Esta es una de las razones por las que CynQ centraliza la gestión de los equipos, los trabajos y los recursos». — Pierre Custeau, CEO de CynQ
- ¿Cuántas horas se trabajaron realmente?
- ¿Cuánto material se utilizó?
- ¿Cuánto costaron las compras?
- ¿Hubo desviaciones respecto al presupuesto?
- ¿El proyecto está consumiendo recursos más rápido de lo previsto?
Cuando la información está dispersa, puede ser difícil responder estas preguntas antes de que termine el proyecto.
«Con CynQ, los costos reales se pueden comparar con el presupuesto establecido a partir de la cotización. Realmente puedes dar seguimiento a la rentabilidad en tiempo real». — Pierre Custeau
Y, sobre todo, esta visibilidad permite tomar medidas a tiempo.
Porque un proyecto no se vuelve repentinamente poco rentable el día en que se envía la factura final.
¿Quieres saber más? Nos encantaría conversar contigo sobre tus retos y objetivos para explorar cómo CynQ puede ayudarte a simplificar la gestión diaria de tu empresa.
